Russland: Eigene Buchhaltung oder Outsourcing?

Russland: Eigene Buchhaltung oder Outsourcing?
Russland: Eigene Buchhaltung oder Outsourcing?

Alle in Russland registrierten Unternehmen, einschließlich Vertretungen ausländischer Gesellschaften, sind gesetzlich dazu verpflichtet, Buchhaltung zu führen. Dabei stellt sich die Frage: Einstellung eines eigenen Buchhalters oder Auslagerung der Buchhaltung an einen darauf spezialisierten Anbieter?

Wenn man im Unternehmen eine eigene Buchhaltung führt, ist man verpflichtet neben einem Geschäftsführer auch einen Verantwortlichen für die Buchhaltung zu ernennen. In der Regel ist das der Hauptbuchhalter, jedoch können die Funktionen auch in Personalunion wahrgenommen werden. Für die Buchhaltung übernimmt man jedoch eine besondere Verantwortung und haftet unter Umständen auch persönlich. Deshalb wird der Frage der Buchhaltung in Russland auch eine sehr hohe Wichtigkeit zugeschrieben.

Unterschiede des russischen und europäischen Buchhaltungssystems

Die russische Buchhaltung ist sehr umfangreich und formalistisch. So reicht beispielsweise eine einfache Rechnung nicht aus. Damit eine bereits bezahlte Rechnung als Aufwand verbucht werden kann, ist neben der Rechnung auch die Rechnungs-Faktura und das Übergabeprotokoll notwendig. Das russische Übergabeprotokoll – bei Dienstleistungen „Akt“ und bei Warenlieferungen „Tovarnaya Nakladnaya“ gennant – wird für erbrachte Leistung bzw. Warenlieferung ausgestellt, indem beide Parteien bestätigen, dass eine Leistung ordnungsgemäß erfüllt bzw. die Ware ordnungsgemäß übergeben wurde. Es ist aber nicht mit einem Lieferschein zu verwechseln.

Um die entstandenen Ausgaben in Russland als Aufwendungen zu verbuchen und um die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen zu können, müssen generell immer Rechnung, Rechnungs-Faktura und Übergabeprotokoll korrekt und übereinstimmend vorliegen.

Einstellung eines eigenen Buchhalters

Qualifikation, Erfahrung und Fremdsprachenkenntnisse sind nur einige der Grundvoraussetzungen an einen Hauptbuchhalter welcher für die Stelle bei einem ausländischen Unternehmen in Frage kommt. Da das Angebot solcher Fachkräfte, im Verhältnis zu den in Russland tätigen ausländischen Unternehmen, sehr gering ist, bestimmt der Mitarbeiter den Preis: so muss man als Arbeitgeber  für einen geeigneten Buchhalter oft tief in die Budget-Tasche greifen, besser gesagt für die geeignete Buchhalterin – denn Buchhaltung ist in Russland Frauensache.

Nehmen wir an Sie haben eine passende Kandidatin gefunden, dann müssen die Qualifikationen auf Richtigkeit überprüfet werden: schenkt man rein dem Diplom oder einem Empfehlungsschreiben Glauben, kann es bei der nächsten Prüfung zu unangenehmen Überraschungen führen. Ein umfangreicher Buchhaltungs-Test ist deshalb vor Einstellung des neuen Mitarbeiters unabdingbar. So sollte man bei der Suche nach einem Buchhalter auf eine im Thema erfahrenen Recruiter zurückgreifen, der diesen wichtigen Schritt für Sie übernimmt.

Die Rangordnung in der Buchhaltung in Russland ist sehr hierarchisch: Hauptbuchhalter und dessen Stellvertreter, Senior-Buchhalter, Buchhalter, Junior-Buchhalter und dann der Assistent. So in etwa stellt sich eine russische Buchhaltungsabteilung zusammen. Bei ausländischen Unternehmen genügt jedoch in der Regel ein reduzierter Personalbestand.

Aufgrund der umfangreichen und sehr formalistischen russischen Buchhaltungspraxis fordert Ihr bis dato eigenständig arbeitender Mitarbeiter Verstärkung: doch braucht es diesen neuen Mitarbeiter eigentlich? Oder möchte sich der derzeitige von einem Assistenten primär die ungeliebten Aufgaben abnehmen lassen? Oft hat man als Geschäftsführer schlicht und ergreifend nicht die Zeit, oder möglicherweise nicht das Fachwissen, um eine Bewertung durchführen zu können, ob es diesen neuen Mitarbeiter wirklich braucht. Machtspielchen sind demnach also vorprogrammiert.

Outsourcing der Buchhaltung

Wie bei der Suche eines eigenen Mitarbeiters spielt auch die Auswahl des richtigen Buchhaltungsanbieters eine entscheidende Rolle. Auch wenn die russische Buchhaltung überbordend und bürokratisch mit allgemeinen Verwaltungsvorschriften verzahnt ist, sollte Ihr Berater unternehmerisch handeln und sie dementsprechend betreuen. Bei der Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Buchhaltungs-Unternehmen wird Ihnen deshalb auch zu Beginn der Zusammenarbeit ein Ansprechpartner fest zugeordnet, das erleichtert die Kommunikation und den täglichen Arbeitsablauf.

Die Auslagerung der Buchhaltung an ein Beratungsunternehmen verschafft der Buchhaltung die Funktion eines entscheidenden Kontrollinstruments aller Finanzflüsse Ihres Russlandgeschäfts, auch falls Sie als Gesellschafter oder als Russland-Verantwortlicher keine spezifische Erfahrung in der russischen Buchhaltung mitbringen. So ist das Russlandgeschäft, wichtige Entscheidungen und deren finanzielle und administrative Abwicklung immer in Ihrer Hand.

Die gerade für kleinere Vertretungen von ausländischen Firmen im Schnitt niedrigeren Kosten für das Outsourcing der Buchhaltung, im Vergleich zu einer Festanstellung eines eigenen Buchhalters, gemeinsam mit der ersparten Zeit und Nerven können als absolute Vorteile des Buchhaltungs-Outsourcings angesehen werden: So erleichtert Ihnen ein guter Buchhaltungs-Anbieter den Umgang mit der russischen Bürokratie und Sie konzentrieren sich auf das Wesentliche beim Russlandgeschäft.

Fazit: Egal ob Sie sich für die Einstellung eines eigenen Buchhalters oder für die Zusammenarbeit mit einem professionellen Buchhaltungsanbieter entscheiden, überlegen Sie sich den Schritt gut und vertrauen Sie auf erfahrene Partner: Holen Sie sich am besten Angebote und Lösungswege für beide Varianten ein. Eine Erfolgsformel gibt es nicht, beide Seiten haben Ihre Besonderheiten, wählen Sie deshalb im Austausch mit lokalen Beratern jene welche Ihnen genau für Ihre Situation am besten erscheint.

_______________________________________________________________

Autor: Johannes Ausserer, Managing Partner | Ausserer & Consultants

Was sagen Sie zu diesem Artikel? Teilen Sie Ihre Frage, Anregung oder Meinung mit den anderen Lesern im Kommentar-Feld weiter unten.

Advertisements

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden /  Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden /  Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden /  Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden /  Ändern )

w

Verbinde mit %s