In schwierigen Zeiten vor Ort in Russland? Eine eigene Geschäftsadresse in Moskau!

Eine eigene Geschäftsadresse in Russland?

Wer in Russland geschäftlich tätig wird, primär in Form einer Tochtergesellschaft oder einer Repräsentanz, dem wird sich bereits bei der Gründung folgende Frage stellen: unter welcher Adresse soll der Geschäftssitz geführt werden?

Bei Russland-Kennern ist diese offizielle Adresse als juristische Adresse bekannt, welche oft bei ausländischen Geschäftsleuten und Entscheidungsträgern immer wieder Fragen aufwirft. In Russland wird generell unter der juristischen Adresse, also jener Adresse unter welcher das Unternehmen in Russland registriert ist, und der faktischen Adresse des Unternehmens unterschieden. Erstere dient den Behörden, primär den Steuerämtern, als Kontaktadresse – nur dorthin und nirgendwo sonst werden offizielle Nachrichten und Mitteilungen auf dem Postwege versandt. Deshalb braucht jedes Unternehmen, das in Russland tätig sein will, eine solche Adresse. Der Weg dorthin kann jedoch ein unterschiedlicher sein.

Bei der Miete eines Büros in Russland ist es sehr wichtig darauf zu achten, dass der Vermieter unter anderem auch das Recht einräumt, diese Büroadresse als juristische Adresse für Ihr Unternehmen zu verwenden. Es empfiehlt sich deshalb diesen Punkt schriftlich festzuhalten, beispielsweise in Form eines Garantieschreibens, gemeinsam mit einer beglaubigten Kopie der Urkunde, welche den Immobilienbesitz bescheinigt. Dann haben Sie bei der Registrierung einer neuen Gesellschaft oder bei einem Wechsel der juristischen Adresse dementsprechende schriftliche Unterlagen, um den jeweiligen Antrag beim Steueramt zu stellen und die Angaben der Adresse hinterlegen zu können. Bekommt man eine mündliche Zusage vom Vermieter ist das natürlich gut, jedoch ist in Russland das schwarz auf weiß Geschriebene bei allen Ämtern eine absolute Voraussetzung. Um Überraschungen zu vermeiden, sollte deshalb am besten dieser Punkt im Mietvertrag eigens vermerkt sein. Ein solches Schreiben inklusive der damit verbunden Unterlagen kann Ihnen bei Unterzeichnung der Verträge ausgehändigt werden.

Sollte Ihr Unternehmen derzeit noch gar kein eigenes Büro in Russland benötigen, gibt es andere Möglichkeiten: Sie agieren in der Phase des Geschäftsaufbaus mit einem kleinen Team, das sich auf den Verkauf konzentriert. Ihre Mitarbeiter sind deshalb primär beim Kunden im Außendienst. Eine reine Geschäftsadresse – ein Russland-Kenner würde diese wie wir eingangs gelernt haben, eine juristische Adresse nennen – ist derzeit möglicherweise ausreichend.

Auch bei einer solchen Adresse sollten Sie schnelle Entscheidungen vermeiden. Es ist wichtig, dass Ihr Unternehmen unter dieser Adresse stets und verlässlich erreichbar ist: am besten durch einen direkten Kontakt zum zuständigen Buchhalter. So stellen in der Regel internationale Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien oder Buchhaltungsanbieter in Moskau und St. Petersburg ihren Mandanten die Büroadresse als juristische Adresse zur Verfügung. Dabei handelt es sich dann nicht um eine Massen- oder Scheinadresse. Von Massen- oder Scheinadressen ist dringend abzuraten: Bei der Registrierung, bei der Eröffnung eines Bankkontos oder bei der Prüfung des Geschäftspartners können hierbei Probleme auftauchen, die für Ihre Gesellschaft und Ihr Geschäft in Russland absolut keinen guten Start bedeuten. Solche Zwischenfälle sind nicht vertrauenerweckend und sollten möglichst vermieden werden.

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Autor: Johannes Ausserer, Managing Partner | Ausserer & Consultants

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